متقاضی افراز ملک، بدوا باید درخواست خود را به اداره ثبت محل ملک ارائه نماید، پس از اینکه مسئول اداره ثبت این درخواست را دریافت کرد به نماینده خود تاکید می کند که پرونده هویتی پلاک مذکور را مطالعه کند و در بررسی ها دقت کند که ملک موصوف آیا معارض دارد یا خیر و آیا جریان ثبتی آن وفق مقررات انجام شده است یا خیر ؟
نماینده ثبت در فرایند تحقیق در پرونده ملک کتبا توضیح میدهد :
۱- ملک مشکلی دارد
۲-ملک مشکلات ثبتی دارد
اگر مسول اداره ثبت دریافت که ملک مشکل جریان ثبتی ندارد و معارض هم ندارد بلافاصله به نقشه بردار دستور می دهد که با دعوت از سایر شرکا و نماینده اداره ثبت به معاینه ملک بپردازد، نقشه بردار ضمن تنظیم نقشه ملک در گزارش خود صورتجلسه ای تنظیم میکند مشخصات ملک از لحاظ حدود شمال و جنوب و شرق و غرب و مساحت ملک را در صورتجلسه قید و به امضای همه شرکا و نماینده ثبت میرساند و صورتجلسه و نقشه را به مسئول اداره ثبت تقدیم می کند
اداره ثبت یک نسخه از صورت جلسه و نقشه را به شرکا ارسال می نماید و اعلام می کند چنانچه به افراز اعتراض دارد ظرف ده روز از تاربخ این اعلام می توانند به دادگاه مراجعه نمایند
اگر اعتراضی وجود نداشته باشد، بنا به تشریفات بروکراسی اداره ثبت ملک موصوف افراز و مالک صاحب ششدانگ پلاک مفروز می شود
اما اگر ملک قابلیت افراز نداشته باشد اداره ثبت گواهی عدم قابلیت افراز ملک را به متقاضی تسلیم می نماید و در این حالت شریک مدعی فقط می تواند از دادگاه در خواست دستور فروش نماید